実作業でGoogleドキュメントを使ったことがありますか？

実際に使ってみると恐ろしく便利なことがわかったのがGoogleドキュメントです。

Googleドキュメントでは、ワープロ、表計算、プレゼンの3種類のドキュメントが扱えます。

Microsoft Officeで言えば、Word、Excel、PowerPoint、そして、Macで言えば、Pages、Numbers、KeyNoteに相当します。

Googleドキュメントは、Chromeなどのブラウザを使って操作をするのでPCへの専用アプリケーションのインストールが必要ありません。

ファイルはすべてインターネット上のクラウドストレージに保存されるので、自分のPCの容量が食われることもありません。

Googleドライブというのが、クラウドストレージです。

更に、ドキュメントは全て自動的にバージョン管理もされています。

そして、いつでも過去の更新状態に戻れます。

そもそも操作をする側には、”保存”という行為が必要ありません。

Googleドキュメントが、ほぼリアルタイムで勝手に保存してくれます。

つまり、保存忘れがなくて、編集に失敗してもいつでも過去のバージョンに戻れるのです。

これって、ものすごく便利な機能です。

（Microsoftもクラウド版のOffice365というのがあるそうで、恐らく同じような仕様になっているのだと思われます。）

インストールが不要なことの便利さ

アプリのインストールが必要なくて、ファイルは全てインターネットの向こう側にある。

このことが、どれぐらい便利かというのはファイルを複数の人と共有する際にわかります。

実は、しばらく前から義理の妹にこのGoogleドキュメントの使い方を教えています。

教えるといっても、私も使い方は知らないので今までの経験を生かしながら直感で操作しています。

そして、直感でわからないことはググりながら調べて教えている感じです。

ただ、それでも十分に教えられるレベルなので、いかにGoogleドキュメントの使い勝手がいいかがわかります。

機種やバージョンの違いの壁がない

義理の妹は、彼女の息子（私の甥っ子）の幼稚園のPTA役員をやっていて、いろいろと資料を作る必要があります。

そして、その資料をプリントアウトして、PTAの役員のママさん達に配っていたそうなのです。

ところが、今は誰でもスマホを持っていますから、この配布が必要なくなりました。

Googleドキュメントで保存したファイルは、全てスマホのアプリから閲覧ができるからです。

しかも、資料を更新すればリアルタイムでその更新をメールで伝えられるのです。

また、PTA役員間でファイルのやり取りもありますが、今まではUSBメモリを使ってファイルをやり取りしていたそうです。

しかも、Windowsを使っている人が大半ですが、義理の妹はMacユーザーでMicrosoft Officeは使っていません。

いちいち、USBメモリでファイルをやり取りして、さらにWindowsとMacのファイルの変換作業をしていたわけです。

聞いただけで面倒くさい作業なのですが、クラウドを使うとこの作業が一切なくなります。

元々、PTAで作る資料はさほど複雑ではないので、ちょこっと勉強すれば、いや勉強しなくても直感でGoogleドキュメントで作れてしまいます。

ただでさえ忙しい子育てママさんなのですから、今までやっていたUSBを使ったファイルのやり取りからの開放される。

そして、いちいち資料をプリントアウトして配る作業からの開放される、ということを考えるとこれは「革命」です。

話が、PTAレベルの資料になっているので可能なのかという話になりそうですが、もちろん実際のビジネスで使うドキュメントであっても大差はないはずです。

ローカルにファイルを保存することの時代遅れさを実感

未だに、ファイルをローカルのオフィスアプリで作って、それをメールで添付ファイルで送るなんて完全に時代遅れな訳です。

自分の手元にどうしてもファイルを残しておかないとだめ、しかも秘匿性が高いというなら話は別です。

ただ、そのようなケースはほとんど無いはずです。

秘匿性が高いと言っても、そもそもどうやったらそれが悪用されるのかを考えればいかに無駄な作業かがわかります。

そう考えれば、利便性の方を優先して、クラウドでドキュメントを共用する方が圧倒的に効率がいいはずです。

そして、そのことは実際にやってみるとよく分かります。

私は、Googleドキュメントを多少は使っていたし、ポテンシャルもわかっていました。

ただ、今回、義理の妹が実際に使っているのを見て本当にすごいと感じたという話でした。

インターネットは偉大です。

今まで、ほとんどの人はローカルで作業をして手元にファイルを置いていてそれに安心感を感じていました。

それが自分の手からは離れてインターネット上にある状態は最初は不安になるようです。

義理の妹も最初は手元にファイルがないのがすごく不安だったようですが今は慣れてしまったようです。

私も今後はもっと積極的にGoogleドキュメントを使っていこうと思っている次第です。