こんにちは、藤田です。
 
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私が期限を決めて作業に取り組めない理由

先日、オーディオブックで「時間の使い方について」の本を”聴き読”しました。

この本はテクニックの本ではなく、どちらかというと思想書でした。

この本で、最も時間効率を上げる方法は、短時間に高い集中力を持って取り組むことであり、巷で時間管理術として紹介されているその他のテクニックは、枝葉末端であるということが述べられていました。

そして、集中力を上げるために最も効果が高いのは、期限を決めて、時間を決めてから作業に取り組むことだと。

私は、人生経験もそこそこ長くなっていて、そして長年組織に属さずにフリーで仕事をしているので、ある程度自分を律することができるという自負があります。

ですので、この期限を決めて作業をするという方法、例えば1時間以内にある作業を終わらせるということは何度か試したこともあり、その効果の高さも実感しています。

しかし、この方法を継続的に実施できていません。

今やっている作業をする際の時間管理としては、ポモドーロテクニックでの作業の時間を25分に区切って休憩を入れること、つまりその時間設定も休憩のタイミングを得るためだけに利用している状況です。

私は、どうも期限を決めて、時間に制限を設けて作業をやる気にならないのです。

正直な気持ちとしては、期限を決めての作業はやりたくないのだと思います。

理由は明確でストレスを感じるです。

過去にこの方法をやった経験でストレスに感じ、少なくとも喜んでこの方法で作業に取り組みたいとは思えないのです。

ただ、今さらながら、結果が出ることが分かっているので、使えるものなら使いたい方法なのです

そこで、どうしたらストレスなく、かつ、持続可能な形で期限を決めて、時間制限を設けて作業ができるのかを考察してみました。

ちなみに、今回の考察をする上での相談相手は生成AIです。

今回の内容は、生成AIによるアイデア出しの例としても参考にしていただけるのではないかと思います。

期限設定の利点と弊害

改めて、「100％」と言うと言い過ぎかもしれませんが、ほぼすべての人に対して確実に効果があると思われる期限設定について、そのメリットを考えてみましょう。

まず、言うまでもなく集中力が高まります。

「人は期限がないと動けない」と言われていますから、逆に言えば期限を決められた時点で自然と集中できるということです。

また、時間内に終わらせようとするため先延ばしを防げますし、予定通りに終わらせることができれば高い達成感を感じることもできます。

先延ばしも防げて、達成感まで感じられるなんて最高です。

このようなメリットを考えれば、期限を設定して作業をやらない理由がないように思えます。

もちろん、私もこのメリットは十分い理解しています。

では、なぜ期限を設定して作業をすることを避けてきたのでしょうか？

次に、デメリットについて考えてみます。

まず、期限を決められてしまうと、間に合わせることが目的となり焦って作業することで質が下がる可能性があります。

そして、ミスが多く混入する可能性も高まります。

時間内に終わらせられないかもしれないという不安からプレッシャーを感じながらの作業を強いられます。

余裕がないと創造性を発揮することは難しいので、過去の成果物と比べてより良いものを生み出すことは難しくなるでしょう。

つまり、焦って作業を終わらせることが目的になると、仕事をしている過程で本来ならあるべき成長が止まってしまう可能性があるということです。

燃え尽きると言うと大げさですが、時間内に集中して作業を終えると一種の疲弊状態になり、その後の作業に悪影響を与えます。

これは継続した作業をすることを妨げるため、無視できることではありません。

燃え尽きは、特に頑張り過ぎる人の場合は注意が必要です。

真面目な方の場合は、作業時間内に終わらせられなかったときに、挫折感を感じたり、自分の能力に疑問を持ったりしてしまう場合もあるでしょう。

ストレスなく持続可能な方法とは

期限を設定して作業する際、まず重要なのは余裕を持った期限の設定をすることです。

作業内容や作業時間に適度な余裕を持たせることで、目標達成のハードルを現実的な高さに調整できます。

また、心理的な負担を軽減するために、「締切」という強制的なイメージではなく、あくまでも「目安」として捉え直すことも有効です。

真面目な人に注意が必要なのは、根を詰めて作業に没頭してしまう傾向があることです。

そのため、意識的に休憩を入れる習慣づけが重要になります。

また、数日にわたる作業の場合は、途中で立ち止まって期限を見直す柔軟さも必要です。

目の前の作業をすることが目的にならないように、品質の高い作業を適度な負荷で完了させるために振り返って見直すことは重要です。

そして、「しなければならない」という強迫的な考えではなく、「したい」という主体的な意識で取り組むことで、精神的な負担を軽減できます。

取り組むマインドが変わるだけで生産性も品質も大きく変わるはずです。

実践的なアプローチとしては、すべての作業に締め切りを設けるのではなく、重要な作業に絞って期限を設定する方がいいはずです。

例えば、1日の中で集中して作業する時間の上限を3時間と決めたり、自分が最も調子の良い時間帯、たとえば午前中に作業を限定したりすることで、無理なく期限を決めての作業が可能になると思います。

また、作業後には作業の記録を付け、それを見返すことで達成感を実感する工夫も有効です。

記録を付けるのは面倒くさいのでやらない人が多いでしょうが、見返したときの自分の実績はその先の作業に勇気を与えてくれるはずです。

自分の集中力の上限を把握して、もう少し集中できるという余裕を残した状態でその日の作業を終えることで、翌日への意欲も維持できます。

さらに、小さな目標達成ごとに自分へのご褒美を設定したり、作業後の楽しみを計画したりすることで、モチベーションを保つというテクニックも有効だと思います。